Consejos para escribir una carta de negocios

Aunque el correo electrónico se ha convertido en un método estándar para comunicarse con colegas, clientes y otros socios comerciales, la capacidad de redactar adecuadamente una carta comercial tradicional es crucial para el éxito. Una carta comercial correctamente ejecutada es un sello de profesionalidad, que le otorga un aire de credibilidad al escritor. Una carta mal redactada, sin embargo, señala al destinatario la incompetencia y la indiferencia. El protocolo establece que hay algunos componentes que deben incluirse en la composición de una carta comercial.

Parte superior de la página

Una carta comercial debe estar fechada. En la parte superior de la primera página, a la izquierda, debe formatearse con el mes anterior a la fecha, como el 1 de enero de 2010. Una línea debajo de la fecha es la dirección del remitente, incluida la dirección, la ciudad, el estado y Código postal. Su nombre y título no aparecen en la lista, porque se incluirán en otra parte de la carta.

Una línea debajo de la dirección del remitente es la dirección del destinatario, también llamada dirección interna. En este caso, se incluye el nombre y el título del destinatario. Esto es de suma importancia, ya que algunas empresas envían la correspondencia a través de un administrador que la abre y la entrega. El formato de la oficina postal de los Estados Unidos se usa al escribir la dirección interna.

Saludo y cuerpo

Un saludo es el método utilizado para saludar al destinatario, como "Estimado Pat". Si el remitente conoce al destinatario, es apropiado saludarla por su nombre de pila seguido de un coma. Si los individuos son extraños, debe dirigirse al destinatario por su apellido seguido de dos puntos, como "Estimada Sra. Smith". Cuando no se conoce el sexo del destinatario, es apropiado incluir su nombre completo, como "Querido Pat Smith", o usar un saludo genérico "A quien le interese". Debería incluirse un espacio en blanco debajo del saludo.

El cuerpo de una carta comercial es la carne y las patatas. Debe ser elocuente y conciso. Tradicionalmente, se abre una carta con un párrafo amistoso: "Fue un placer conocerlo en la conferencia de ayer", seguido de un párrafo que expresa el punto principal del remitente. Un párrafo posterior ofrece detalles que apoyan el punto. A esto le sigue un párrafo final que replantea el punto y solicita una acción, como "Espero que podamos hacer negocios pronto. Llámeme lo antes posible".

Clausura, Cerramiento e Iniciales.

El cierre se incluye una línea debajo del cuerpo de la carta comercial: Atentamente, Mis mejores deseos, etc. A esto le siguen cuatro líneas, el espacio en el que el remitente incluye su firma. Si se adjunta algún documento con la carta, el remitente debe escribir "Recintos" con su firma. Si alguien más ha escrito la carta, como un asistente administrativo, sus iniciales se incluyen debajo de esto.

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