Pasos para escribir una carta de negocios

Las cartas comerciales son cartas formales enviadas por un profesional a otro. Escribir cartas de negocios requiere un método de escritura algo único. Sin embargo, si bien hay reglas que se deben seguir al redactar una carta comercial, aún puede agregar su toque personal para que se destaque y sea memorable.

Información de contacto y saludo

Incluir todos los datos de contacto. Coloque la dirección de su casa u oficina en la esquina superior derecha de la página. También coloque la dirección de la empresa del destinatario de la carta más abajo en la carta del lado izquierdo. Los números de membresía o póliza y los códigos de referencia se deben colocar en el lado derecho debajo de las direcciones. Utilice la forma adecuada de saludo. Si conoces el nombre del destinatario, úsalo. Es más común escribir "Estimado Sr. Cooper o Estimada Sra. Andrews" en lugar de "Estimado John o Querida Andrea".

Hacer referencia a cartas anteriores o responder a solicitudes

A veces, las cartas comerciales son respuestas a una carta previamente escrita o recibida. En tales casos, siempre reconozca que recibió y leyó cartas anteriores y comuníquele al destinatario que lo que está enviando ahora es su respuesta. A continuación, indique el propósito de su escritura. Indique su razón para escribir la carta. Sea claro y educado. Cuando esté respondiendo a una solicitud, asegúrese de ser específico en su respuesta. Cuando envíe una carta comercial con documentos adjuntos, asegúrese de mencionar dichos documentos adjuntos en su carta. Querrá estar seguro de que su destinatario recibirá toda la información que necesita.

Concluyendo

La conclusión de la carta de negocios tiene varios elementos. Primero, debes resumir todas las emociones generales del cuerpo. Esto incluirá agradecer a su destinatario por su consideración, tiempo o ayuda. También debe ofrecer cualquiera de sus servicios que sea capaz de impartir. Proporcione a su destinatario la información correcta sobre cómo puede ser contactado en caso de que haya alguna inquietud, pregunta o aclaración que deba ser abordada. También puede hacer referencia a futuros contactos. Concluya su carta comercial de una manera que coincida con su saludo. Si comenzó con "Estimado Sr. Cooper", debe terminar la carta con "Atentamente". Si abrió su carta con "Estimada Andrea", cierre con "Atentamente". Escriba su nombre debajo de sus comentarios finales y coloque su firma encima de ella.

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