Pasos a seguir para diseñar un prototipo de informe de presupuesto

Si bien los datos específicos en un informe de presupuesto real variarán según el tipo de negocio para el que se prepara el informe, un prototipo, o un ejemplo típico de un informe de presupuesto, tiene un propósito estándar para el negocio. El informe de presupuesto mantiene a la administración y la propiedad al tanto de cómo y dónde se reciben, asignan y gastan los ingresos. Un informe detallado le permite a la empresa realizar ajustes para presupuestos futuros y aplicar métodos de reducción de costos en áreas particulares para aumentar el margen de beneficio general.

Reunir documentos

Decida cuál será la duración del período de informe para el informe y reúna los documentos pertinentes. Un informe de presupuesto puede ser por un período mensual, trimestral o extendido. Los informes mensuales de presupuesto facilitan ajustes continuos más rápidos. Cuando una empresa mantiene un libro de contabilidad general actual, la información detallada en ella, junto con los recibos y estados de cuenta bancarios correspondientes para el período de tiempo determinado, se puede utilizar para preparar el informe.

Categorizar los ingresos y gastos

Identificar áreas específicas en cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Los informes de presupuesto típicos muestran las transacciones reales que se produjeron durante el tiempo dado para el que se aplica el informe. Sin embargo, es posible que una empresa desee agregar columnas adicionales para mostrar los objetivos de presupuesto para una línea de pedido específica y una columna de variación para reflejar la diferencia entre los dos: real y objetivo. Clasifique los ingresos y gastos reales, incluidos los gastos como salarios, salarios y beneficios pagados a los empleados en las secciones de gastos. La sección de ingresos debe incluir fuentes de ingresos; Los ingresos por ventas y servicios son típicos de muchas empresas, por ejemplo.

Introducir datos

Ingrese los ingresos y gastos en las columnas apropiadas como totales de artículos de línea. Por ejemplo, supongamos que una empresa reembolsa a cinco empleados por viajes. El monto total se ingresaría en el informe de presupuesto como gastos de viaje. Los encabezados de columna prototípicos pueden ser "Real", luego "Presupuestado", luego "Varianza" para mostrar la diferencia entre las cantidades reales recibidas o gastadas, en comparación con las cantidades presupuestadas. Los encabezados de columna adicionales podrían ser secciones del año hasta la fecha para los montos reales, de objetivo y de variación.

La columna del extremo derecho del informe de presupuesto puede reservarse para "Notas" para agregar información sobre por qué los montos reales y presupuestados difieren. Algunos gastos fijos, como el alquiler y los servicios públicos, generalmente muestran pequeñas variaciones de un mes a otro. Otros gastos de una sola vez, por ejemplo, entretener a clientes o obsequios especiales de apreciación de clientes, pueden ser gastos que ocurren con poca frecuencia o en intervalos más largos que el período que cubre el informe. Tomando nota de esto ayuda en la planificación de los presupuestos futuros.

Esquema de objetivos futuros

Al utilizar las cifras anteriores de los informes de presupuesto, la administración de negocios y la propiedad pueden establecer objetivos y metas para presupuestos subsiguientes y planificar estrategias para aumentar las ganancias netas en el futuro. La red, o el resultado final, es igual a los ingresos menos los gastos. La información adicional en un informe de presupuesto puede resumir los objetivos de la compañía en áreas específicas de ingresos y gastos basados ​​en desembolsos e ingresos actuales y anteriores. Por ejemplo, una empresa puede establecer objetivos futuros en ventas, producción, mantenimiento y otras áreas relevantes para la empresa. Esta información proyectada se puede proporcionar en artículos de línea detallados o categorizados por departamentos en el informe.

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