Pasos involucrados en la realización de una auditoría interna en cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son ventas que se realizan pero aún no se pagan. En realidad, son una forma de crédito no garantizado a corto plazo que se extiende sobre la base de la promesa de pago del cliente. Los términos generalmente se basan en la cantidad neta debida en 30 días. A medida que envejecen los créditos, la probabilidad de cobro comienza a disminuir. Las cuentas por cobrar que no se pueden cobrar se colocan finalmente en una cuenta de deudas incobrables. Las cuentas por cobrar son importantes, porque las ventas representan ingresos y el flujo de efectivo depende de la recolección oportuna de las cuentas. La auditoría de las cuentas por cobrar es importante para evitar la malversación de pagos, devoluciones y reembolsos ficticios y otros esquemas de fraude.

Objetivos principales

Las cuentas por cobrar de auditoría deben confirmar que las obligaciones de los libros son genuinas y reflejan los montos que se muestran en los balances. Los auditores deben verificar que las reservas de deudas incobrables sean realistas y no exageradas. Los créditos y reembolsos por los artículos devueltos también deben confirmarse como hechos y exactos. La auditoría debe verificar que todos los controles internos necesarios estén en su lugar y funcionando correctamente. Las salvaguardias para proteger los pagos en forma de efectivo o cheques contra el rozamiento o apropiación indebida también se deben probar.

Validar cuentas por cobrar

Confirme que un archivo de datos de clientes se mantiene actualizado. Compare el archivo de datos del cliente y las cuentas por cobrar para identificar a los clientes que no aparecen en el archivo maestro. Prepare las cartas de confirmación que se enviarán a los clientes seleccionados para su validación. Solicite la validación de números de facturas individuales, fechas y cantidades. Incluya sobres sellados con la dirección propia de las respuestas directamente a los auditores. Dar seguimiento a cualquier carta devuelta como no entregable. Reenviar cartas si es posible. Si no, investigue más para determinar cualquier posibilidad de información ficticia del cliente.

Facturación y Ajustes

Verifique las facturas y determine que las facturas reflejen los precios autorizados y los totales precisos. Confirme que las facturas se registran en los períodos apropiados. Verifique las notas de crédito y los ajustes a las cuentas por cobrar y verifique que se registren correctamente. Verifique que los créditos para los productos devueltos se emitan de acuerdo con la política de la compañía. Busque grandes cantidades de artículos devueltos y reembolsados ​​que caen justo por debajo de la cantidad que requiere autorización de la administración.

Controles internos

Verifique la segregación de funciones entre el personal autorizado para emitir notas de crédito y aquellos autorizados para recibir y procesar los pagos. Si las notas de crédito se manejan en un sistema de facturación y facturación de computadora, asegúrese de que los controles de acceso estén en su lugar y que las contraseñas se cambien con frecuencia para evitar el acceso no autorizado. Confirme que las políticas relacionadas con las cancelaciones de deudas incobrables están en su lugar y se siguen. Determine el procedimiento para la revisión de cuentas vencidas y dudosas y asegúrese de que la revisión de supervisión se lleve a cabo regularmente. Asegúrese de que la antigüedad de las cuentas por cobrar se mantenga actualizada y se revise mensualmente. Todas las cuentas por cobrar y los libros de contabilidad deben conciliarse con los libros de contabilidad general mensualmente.

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