Manera adecuada para llevar a cabo reuniones

No importa cuál sea la naturaleza de su empresa, las reuniones son esenciales. Sin embargo, a nadie le gusta reunirse por el bien de la reunión, ni reuniones sin una agenda clara, una clara pérdida de tiempo y dinero de la empresa. Por lo tanto, ya sea que lleve a cabo sus reuniones en persona o por teleconferencia, tome los pasos adecuados con anticipación para asegurarse de que sean lo más productivos posible.

1.

Haga una lista de los asistentes requeridos y opcionales. Determine qué departamentos están involucrados en el proyecto y asegúrese de que haya alguien presente de cada departamento con autoridad para tomar decisiones.

2.

Verifique los horarios de todos los asistentes antes de programar la reunión. Muchas reuniones se descarrilan cuando el líder del proyecto descubre en el último momento que una persona clave no puede asistir. Asegúrese de verificar los horarios de vacaciones también; Algunos empleados no pueden publicar sus días de vacaciones en sus calendarios hasta unos días antes. Si no está seguro de si un jugador clave puede asistir, consulte con el gerente de esa persona.

3.

Tenga en cuenta las zonas horarias al programar teleconferencias. Cuando son las 9 am en Nueva York, solo son las 6 am en Los Ángeles. Programe las reuniones para dar cabida a todos los asistentes. Evite la madrugada y la tarde, especialmente si tienen horarios de trabajo diferentes.

4.

Enviar una agenda detallada con la invitación a la reunión original. Asegúrese de que indique claramente lo que se discutirá y en qué orden.

5.

Dé a cada asistente un conjunto de elementos de acción para completar antes de la reunión. Seguimiento unos días antes para asegurar la finalización.

6.

Producir folletos para todos. Deben incluir una copia de la agenda, junto con cualquier nota y documentos relacionados.

7.

Comience la reunión a tiempo. No te quedes para los que llegan tarde. Envíe a alguien para que reúna a cualquiera que no esté presente, pero continúe con la reunión.

8.

Asignar a alguien para tomar notas. No necesariamente tiene que producir actas de reuniones formales, pero sí necesita un registro claro de lo que se dijo y todas las acciones acordadas. Envíe estas notas a los participantes de la reunión lo antes posible después de la reunión, y asigne cualquier tarea de seguimiento.

Cosas necesarias

  • Programa de correo electrónico y calendario
  • Agenda de la reunión
  • Folletos
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