Cómo detener el robo de suministros de oficina

El robo de empleados les cuesta a las pequeñas empresas alrededor de $ 40 mil millones al año, según los Centros de Desarrollo de Tecnología y Pequeñas Empresas de Missouri. Los empleados roban dinero, tiempo, mercadería y equipo, pero el robo de suministros de oficina representa una parte importante de la pérdida. Las razones para el robo de empleados incluyen tiempos económicos ajustados, la negación de aumentos y promociones, el miedo a los despidos y la ira hacia los empleadores. Un plan de prevención de robos debe centrarse en crear un entorno ético a través de políticas claras y procedimientos consistentemente aplicados. Cuanto más pequeño sea el negocio, más se parecerá a los esfuerzos de prevención de robos excesivos, pero la pequeña empresa puede verse afectada por la acumulación de pequeñas pérdidas. Los empleados necesitan suministros de oficina para hacer su trabajo. Las empresas deben controlar los costos operativos, incluido el costo de reemplazar los suministros de oficina robados.

1.

Examinar los procesos de la empresa para la compra y distribución de suministros de oficina. Esto ayudará a identificar los lugares donde puede ocurrir el robo. Por ejemplo, identifique a los empleados que con frecuencia necesitan artículos de reemplazo o pregunte acerca de la desaparición de suministros de oficina de áreas comunes como salas de correo.

2.

Realice verificaciones de antecedentes y verifique referencias antes de contratar empleados. Evite tomar decisiones de contratación basadas en los sentimientos o en las recomendaciones de amigos, empleados o colegas.

3.

Pregunte a los empleados por sus comentarios y sugerencias para prevenir el robo de suministros de oficina. Invite a los empleados a contribuir al plan de prevención, incluidas las políticas, los procedimientos y las consecuencias.

4.

Asignar empleados específicos para la compra y distribución de suministros. Por ejemplo, haga que su personal de contabilidad solicite suministros y su gerente de oficina supervise y distribuya los suministros.

5.

Designe un lugar para guardar suministros de oficina bajo llave, como un gabinete, un armario o un cajón del escritorio, y brinde acceso a empleados específicos. El acceso limitado asegura la responsabilidad.

6.

Crear políticas claras y simples que cubran el robo de suministros de oficina. Enumere los artículos definidos como suministros de oficina, como dispensadores de papel y cinta, para que los empleados entiendan lo que cubre la póliza. Defina el robo en la política, como retirar los suministros del lugar de trabajo para usarlos en el hogar.

7.

Incluya en las políticas el proceso de investigación, como los requisitos para abstenerse de hacer acusaciones hasta que se recopilen los hechos y la empresa pueda documentar la acción que toma. Las políticas deben incluir un método para que los empleados denuncien de forma confidencial el presunto robo y las consecuencias a las que se enfrentan los empleados si se les descubre robando suministros de oficina, como reprimenda, suspensión, despido y acción legal.

8.

Desarrolle procedimientos para la compra y distribución de suministros de oficina y concéntrese en controlar el gasto. Un método es limitar la compra de suministros a pedidos mensuales o trimestrales. Su compañía puede pedirle a cada empleado que enumere los artículos necesarios en una hoja de pedido que se envía para su aprobación por un gerente u otro supervisor. Requerir que los empleados firmen para suministros de oficina para su uso durante un período predeterminado, como un mes, o para solicitar suministros cuando sea necesario.

9.

Distribuya las políticas y los procedimientos por escrito, exija a los empleados que firmen el documento y proporcione una comunicación clara de que la empresa se toma en serio el robo de suministros de oficina y no considera que sea diferente al robo de dinero o mercancía.

10.

Dé el ejemplo y establezca el tono de la ética y la confianza en la empresa mediante la adopción de esos valores en todas las áreas de la empresa y garantizando que el plan de prevención de robos se aplique de manera justa y coherente.

Consejos

  • Evite responder emocionalmente al robo en el lugar de trabajo y utilice el plan de prevención para diseñar una respuesta profesional a un problema comercial.
  • Diseñar consecuencias por el robo de suministros de oficina que coincidan con la ofensa, mantengan la confidencialidad y se ocupen de que el manejo del evento no afecte negativamente la moral de los empleados o la voluntad de cooperar en el futuro.
  • Proporcionar supervisión clara a los empleados para ayudar con el monitoreo y guiar el cumplimiento de las políticas y procedimientos.
  • Trate a los empleados de manera justa, conózcalos, solicite y utilice su información y asegúrese de que los salarios sean competitivos en su industria.

Advertencias

  • Documente las instancias de robo en el lugar de trabajo mientras se lleva a cabo el proceso de investigación y tenga cuidado al hacer acusaciones antes de que se den los hechos. Las acusaciones falsas o no probadas pueden dar lugar a juicios.
  • Algunas empresas evalúan a los solicitantes de empleo mediante el uso de "pruebas de honestidad", que son cuestionarios estandarizados diseñados para la evaluación psicológica del examinador. Algunos profesionales creen que las pruebas son inexactas y que pueden dar lugar a problemas de derechos civiles y de privacidad. Un abogado puede ayudar a la pequeña empresa a decidir si usar las pruebas.
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